En este artículo, analizaremos 2 aspectos fundamentales ¿Qué es la contabilidad? ¿Para qué sirve la contabilidad? que toda persona dueña de un negocio debería saber sin importar su tamaño o actividad.
¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad, es una técnica o si se prefiere una herramienta que se utiliza para registrar las operaciones que afectan económicamente a una entidad.
Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos.
Y para efectos prácticos, podemos decir que una entidad es todo negocio, empresa, compañía, corporación, etc.
Vimos en párrafos anteriores, que la contabilidad es una técnica.
Esta técnica, se basa en la teoría de la partida doble formulada por Fray Luca Paccioli en el año 1494.
Esta teoría, afirma que toda operación mercantil tiene una causa la cual produce necesariamente un efecto, por lo que existe una compensación numérica entre la causa y el efecto.
Por ejemplo, en una transacción económica o mercantil, digamos una compra de mercancías pagadas de contado, podemos identificar una corriente de flujos de distinto signo: un origen y una aplicación.
En el caso de la compra de mercancías pagadas de contado (sin considerar impuestos u otros cargos), podemos identificar como origen la adquisición de mercancía y la cual produce un efecto o una aplicación que sería el pago de esta.
En otras palabras, compramos mercancía y necesitamos pagarla, es decir, incrementamos el inventario, pero disminuimos nuestro efectivo disponible.
Al momento de vender esa mercancía de contado (sin considerar impuestos u otros cargos), también tendremos una causa y efecto o un origen y una aplicación.
En este caso incrementará nuestro efectivo disponible y disminuirá nuestro inventario.
En este orden de ideas, podemos decir que todas las operaciones que afectan económicamente a una entidad provocan una acción que produce una reacción en la misma medida, pero en sentido inverso.
Esto hace posible la ecuación contable básica:
Activo = Pasivo + Capital Contable.
Ahora bien, tanto la acción como la reacción o el origen y la aplicación se registra a través de aumentos y disminuciones en cuentas contables.
Las cuentas contables, son la representación de elementos patrimoniales en las cuales se registran las operaciones que afectan económicamente a la entidad utilizando el método de la partida doble que vimos anteriormente.
En términos generales, existen dos tipos de cuentas contables:
- cuentas de balance.
- cuentas de resultados.
Las cuentas de balance reflejan los derechos y obligaciones de la entidad, estas se dividen en:
- cuentas de activo.
- cuentas de pasivo.
- cuentas de capital.
Las cuentas de resultados reflejan la operación de la entidad, pueden ser:
- cuentas de ingresos.
- cuentas de compras.
- cuentas de gastos.
Tanto las cuentas de balance como de resultados se definen en relación con la actividad desarrollada por la entidad.
Al total de cuentas contables definidas para registrar las operaciones de una entidad, se le conoce como catálogo de cuentas contables.
Ahora bien, para responder a la pregunta ¿qué es la contabilidad?
Hemos visto que la contabilidad sirve para registrar las operaciones económicas que afectan a una entidad.
Pero, eso solo es el principio básico de la contabilidad, entonces veamos:
¿Para qué sirve la contabilidad?
Muchas personas, consideran que la contabilidad es una carga administrativa que solo sirve para cumplir una obligación y como base para determinar los impuestos a cargo de la entidad.
Y en este sentido, hacen lo imposible por registrar transacciones económicas que son ajenas a la operación de la entidad buscando disminuir la base sobre la cual determinaran sus obligaciones fiscales.
Lamentablemente, esta forma de ver la contabilidad los mantiene alejados de todos sus beneficios, ante la posibilidad de problemas con las autoridades y posibles afectaciones a las finanzas de su negocio.
Entonces, la contabilidad sirve para producir información financiera.
Las Normas de Información Financiera o NIF, establecen:
De esta definición podemos inferir que la contabilidad produce información financiera de utilidad para el público en general que muestra la posición y desempeño de una entidad.
Además, establece que esta información ha de ser de utilidad para tomar decisiones económicas.
De tal suerte que la contabilidad provee información que permite:
- Evaluar el desempeño de la entidad.
- Estimar el comportamiento futuro de los flujos de efectivo.
Analicemos estos dos puntos brevemente.
Evaluar el desempeño de la entidad.
Cuando mantenemos un registro correcto y pormenorizado de las transacciones que afectan económicamente a una entidad podemos evaluar su desempeño.
Es decir, tenemos la posibilidad de conocer:
- Si el negocio es o no es rentable.
- Las causas por las cuales el negocio es o no es rentable.
- Que procesos afectan la rentabilidad del negocio.
- Que procesos son útiles a la rentabilidad del negocio.
- Que procesos podemos optimizar.
- Que situaciones externas están afectando el negocio.
- Si los precios de venta están correctamente determinados.
- El desempeño de los diferentes departamentos o áreas del negocio.
- Evaluar si una campaña de marketing es o no efectiva.
- Conocer los periodos en que incrementa o disminuye la demanda.
- Determinar el porcentaje de devoluciones.
- Conocer las zonas y fechas en donde se incrementan las ventas.
Por mencionar algunos aspectos básicos, todo esto permite tomar decisiones correctas acerca del manejo que debe dársele al negocio, las áreas de oportunidad y las estrategias a implementar.
Pero si llevamos una contabilidad con la visión de cumplir una obligación, registrar operaciones ajenas al negocio buscando un beneficio económico, definitivamente no conoceremos toda esta información y tomaremos decisiones estratégicas sin fundamentos.
Por otro lado, analicemos:
Estimar el comportamiento futuro de los flujos de efectivo.
Poder estimar el comportamiento de los flujos de efectivo nos permite:
- Prever la necesidad de obtener créditos.
- Conocer la oportunidad de pagar pasivos.
- Conocer la oportunidad de invertir en áreas estratégicas.
- Incrementar publicidad.
- Incrementar la plantilla laboral.
- Invertir en tecnología.
Entre otros muchos beneficios que podemos obtener al estimar el comportamiento de los flujos de efectivo.
Ahora, toda esta información la podemos conocer mediante reportes llamados Estados Financieros.
Los Estados Financieros básicos son:
- Balance General o Estado de Posición Financiera.
- Estado de Resultados.
- Estado de Cambios en el Capital Contable.
- Estado de Flujos de Efectivo.
Los Estados Financieros pueden complementarse con auxiliares que permitan el análisis pormenorizado de las cuentas que los integran.
Cualquier persona sin importar su actividad, el tamaño de su negocio, su antigüedad desempeñando la actividad o la forma en la que cumple sus obligaciones empresariales, es decir, persona física o persona moral, puede beneficiarse de su contabilidad.
En resumen ¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad, es una técnica o si se prefiere una herramienta que se utiliza para registrar las operaciones que afectan económicamente a una entidad.
Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos.
La contabilidad produce información financiera de utilidad para el público en general que muestra la posición y desempeño de una entidad.
Y sirve como base para tomar decisiones económicas.
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