En este artículo descubrirás toda la información que necesitas conocer acerca de los Sistemas de Información Financiera, su importancia, funciones, finalidad, beneficios, obligaciones y mucho más. No importa si tienes un negocio, eres emprendedor o simplemente te interesa el tema, este artículo te será de utilidad.
¿Qué son los Sistemas de Información Financiera?
El Sistema de Información Financiera (SIF) es un conjunto de procedimientos, herramientas y tecnologías utilizadas para recopilar, procesar, almacenar y distribuir información relacionada con las operaciones de una entidad, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia o a los interesados le permitirán tomar decisiones financieras, de negocio, operativas, etc.
Un Sistema de Información Financiera no es más que una serie de normas, reglas, procedimientos, etc., para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una entidad económica por medio de la organización, clasificación y cuantificación de la información que se nos suministre para la toma de decisiones que afectan económicamente a una entidad.
Su objetivo principal es apoyar la toma de decisiones económicas, financieras y administrativas al proporcionar datos precisos y actualizados sobre la situación financiera de la entidad.
Los sistemas de Información financiera se nutren del registro contable de las operaciones de una entidad para emitir información que permita tomar decisiones, cumplir con obligaciones y demás.
Estos sistemas pueden estar representados por un sistema electrónico contable básico como puede ser COI, CONTPAQ, etc. pasando por sistemas más sofisticados o ERP (Enterpise Resource Planning) como Oracle o SAP hasta sistemas electrónicos diseñados a la medida de cada entidad.
La decisión de usar un software u otro está en función de las necesidades de la entidad.
Por ejemplo, no es lo mismo la tienda de abarrotes de la esquina que Wal Mart.
En este caso probablemente la tienda de abarrotes de la esquina pueda satisfacer sus necesidades de información y cumplimiento de obligaciones legales con el software “Mi Contabilidad” que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) pone a disposición de algunos contribuyentes de forma gratuita o probablemente prefiera utilizar un software como Contpaq o Coi que representará un gasto aproximado de $5,000 anuales a cambio de algunos beneficios y prestaciones que no tendrá con el software gratuito.
En cambio, Grupo Walmart debido al volumen de su operación, procesos internos, obligaciones legales y demás necesita utilizar un software o sistema de información más robusto como puede ser un ERP o diseñar uno a la medida de sus necesidades.
¿Cuáles son las funciones principales de los Sistemas de Información Financiera?
Un SIF o Sistemas de Información Financiera pueden tener las siguientes funciones principales:
- Recopilación de datos financieros: Registra transacciones y eventos financieros como ingresos, gastos, activos, pasivos, etc.
- Procesamiento de la información: Clasifica, analiza y resume los datos financieros en informes útiles para la gestión.
- Almacenamiento de información: Mantiene un registro histórico y organizado de las transacciones financieras.
- Distribución de la información: Proporciona informes financieros (como balances, estados de resultados, flujos de efectivo) a los diferentes usuarios, tanto internos (gerentes, directivos) como externos (inversionistas, autoridades fiscales).
- Cumplimiento normativo: Ayuda a cumplir con las regulaciones contables y fiscales, garantizando que la información financiera sea presentada de manera precisa y transparente.
¿Cuál es la finalidad de los Sistemas de Información Financiera (SIF)?
Podemos decir que la finalidad de un SIF es la emisión de la información financiera de la entidad y en este caso hablaremos de los Estados Financieros Básicos:
- Estado de Situación financiera o Balance general.
- Estado de Resultado Integral.
- Estado de Cambios en el Capital Contable.
- Estado de Flujos de Efectivo.
¿Cuáles son las características de los Sistemas de Información Financiera?
Los Sistemas de Información Financiera (SIF) tienen varias características clave que los hacen efectivos para la recopilación, procesamiento y presentación de datos financieros.
Estas características permiten que el sistema cumpla su propósito de proporcionar información precisa, oportuna y útil para la toma de decisiones.
A continuación, se detallan las principales características de un SIF:
1. Confiabilidad:
La información generada por los sistemas de información financiera debe ser precisa y veraz, reflejando fielmente las transacciones y eventos financieros de la organización.
Los datos deben ser completos, verificables y representar adecuadamente la realidad financiera de la entidad.
La información confiable facilita la toma de decisiones seguras y precisas.
2. Oportunidad:
Los sistemas de información financiera deben proporcionar información financiera en tiempo real o en el momento adecuado, de manera que sea útil para la toma de decisiones.
La información obsoleta o tardía puede perder su valor y afectar negativamente las decisiones empresariales.
3. Relevancia:
Los sistemas de información financiera deben generar información financiera que sea útil y significativa para los usuarios, proporcionando datos que permitan tomar decisiones acertadas.
La información debe tener valor predictivo (para planificar el futuro) y confirmatorio (para evaluar el desempeño pasado).
4. Comprensibilidad:
La información financiera debe ser presentada de forma clara y sencilla, de manera que los usuarios puedan entenderla fácilmente.
Aunque los informes pueden ser técnicos, el SIF debe organizar los datos para que sean accesibles tanto para usuarios con conocimientos financieros como para aquellos que no tienen experiencia técnica.
5. Comparabilidad:
El sistema debe permitir que los usuarios comparen la información financiera de diferentes períodos o entre diferentes entidades.
Esto implica que debe seguir principios y normas contables consistentes que permitan la comparación de los datos financieros en diferentes contextos.
6. Flexibilidad:
El SIF debe ser adaptable a las necesidades cambiantes de la organización y permitir ajustes conforme cambian las leyes fiscales, normativas contables o los requisitos de la empresa.
Debe ser capaz de manejar distintos tipos de transacciones financieras y ajustarse a los diferentes tamaños o estructuras empresariales.
7. Automatización:
Un buen SIF debe contar con procesos automatizados para la recopilación, procesamiento y presentación de datos, lo que reduce los errores humanos y mejora la eficiencia operativa.
Esto incluye la automatización de la entrada de datos, la generación de reportes financieros y el cálculo de impuestos o estados financieros.
8. Seguridad:
La información financiera es sensible y crítica, por lo que el sistema debe contar con medidas de seguridad robustas para proteger los datos de accesos no autorizados, pérdida o manipulación. Esto incluye controles de acceso, encriptación y auditorías de seguridad
Obligaciones legales relacionadas con los Sistemas de Información Financiera.
En nuestro país existen obligaciones legales tanto para las organizaciones o empresas como para las personas relacionadas con la necesidad de contar con Sistemas de Información Financiera o software contable.
Estas obligaciones se encuentran contenidas en la Ley del Impuesto Sobre la Renta, su reglamento, Código Fiscal de la Federación, su reglamento y diversas disposiciones incluidas en la Miscelánea Fiscal.
Por ejemplo:
1. Personas Morales (Art 86 LISR):
Las personas morales, que son entidades con personalidad jurídica propia, están obligadas a llevar contabilidad, sin importar su régimen. Esto incluye:
Sociedades mercantiles (como S.A., S. de R.L., entre otras).
Asociaciones civiles y sociedades civiles.
Instituciones de crédito, empresas de seguros, y otras entidades financieras.
Cooperativas, sindicatos y cualquier otra persona moral reconocida por la ley.
2. Personas Físicas con Actividades Empresariales y Profesionales (Art 110 LISR):
Las personas físicas que realizan actividades comerciales, industriales, agrícolas, ganaderas, de pesca o silvícolas están obligadas a llevar contabilidad. Esto incluye a aquellos que operan como:
Empresarios (pequeñas, medianas o grandes empresas).
Prestadores de servicios profesionales (freelancers, consultores, médicos, abogados, contadores, etc.).
3. Arrendadores de Inmuebles (Personas Físicas) (ART 118 LISR):
Las personas físicas que obtienen ingresos por el arrendamiento de inmuebles (alquiler de casas, departamentos, locales comerciales, etc.) también están obligadas a llevar contabilidad para declarar sus ingresos y deducciones ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
4. Fideicomisos Empresariales:
Los fideicomisos que realizan actividades empresariales están obligados a llevar contabilidad y cumplir con las disposiciones fiscales aplicables.
5. Personas Físicas que Obtienen Ingresos por Dividendos o Enajenación de Bienes:
Las personas físicas que obtienen ingresos por dividendos, enajenación de bienes o ganancia por enajenación de acciones deben llevar registros que permitan acreditar la correcta determinación del impuesto.
Ahora bien, el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación nos dice:
Para efectos fiscales, la contabilidad se integra por:
“…Los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.
Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto…”
Ademas, el registro y la emisión de las operaciones de cualquier entidad debe cumplir con los ordenamientos previstos en las Normas de Información Financiera.
Es decir, existen obligaciones en materia financiera que regulan o establecen preceptos básicos para el registro contable de las operaciones de la entidad, las cuales están contenidas en las Normas de Información Financiera de hecho, sirven como sustento en la ejecución de las tareas contables y fiscales de las empresas.
Su objetivo, es asegurar que la información financiera emitida por los Sistemas de Información Financiera sea confiable, relevante, comprensible y comparable mediante el uso de sus postulados básicos que permitan validar la totalidad de las operaciones de las entidades.
Estas normas, nacen a partir de la premisa de que era necesario establecer un lenguaje contable común y global para la comunicación de las prácticas contables y evitar errores o fraudes en la información emitida por los Sistemas de Información Financiera.
Esta es la razón de ser de las Normas de Información Financiera y las podríamos definir como el instrumento de armonización de las prácticas contables, de registro, presentación y revelación de las operaciones de una entidad.
Entonces, las Normas de Información Financiera son el conjunto de reglas particulares y generales que se necesitan para presentar la información financiera de una entidad y tienen una estructura propia.
Por lo tanto, sirven como marco regulador para el registro de operaciones de una entidad en los Sistemas de Información Financiera y por tanto la emisión de los Estados Financieros.
¿Qué operaciones se registran en los Sistemas de Información Financiera?
Los SIF se nutren con el registro de la información relativa a las operaciones de la entidad, todas.
Estas pueden ser:
Operaciones ordinarias pueden ser ventas compras, pagos de nómina, etc.
Operaciones no rutinarias. Puede ser el registro de las obligaciones contenidas en un contrato de préstamo solicitado por la entidad a una institución financiera.
Estimaciones contables. Cuentas incobrables, impuestos diferidos contenidos en la NIF C-15, etc.
Ahora.
Para el registro de toda esta información tomamos como base la contabilidad.
¿Cuál es la importancia de los Sistemas de Información Financiera?
Tal como hemos visto a lo largo de este artículo, los Sistemas de Información Financiera son una poderosa herramienta para generar información que ayude a los usuarios internos o externos a tomar decisiones.
También, sirve como base para cumplir con obligaciones fiscales, es decir, determinar impuestos por pagar, a favor, declaraciones informativas y demás.
Son fundamentales para la emisión de Estados Financieros de la entidad.
Hasta aquí dejaremos este tema, espero te sea de utilidad, si tienes algún comentario o pregunta por favor escríbelas en la caja de comentarios que se encuentra al final de esta página, estaré atento a responderte.
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